Trong lĩnh vực quản lý, văn bản đóng vai trò không thể thiếu trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức. Các báo cáo, quyết định, thông báo hay các kế hoạch hành động đều được thể hiện dưới dạng văn bản, nhằm đảm bảo các bên liên quan có thể hiểu rõ các mục tiêu, nhiệm vụ và tiến độ công việc. Các văn bản này không chỉ giúp duy trì trật tự trong công việc mà còn giúp giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức. Chúng là cơ sở để đưa ra các quyết định quan trọng, đồng thời là công cụ để điều chỉnh các chiến lược và hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Đặc biệt trong các doanh nghiệp, các văn bản hành chính, báo cáo tài chính hay hợp đồng thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành hoạt động kinh doanh, bảo vệ quyền lợi của các bên và duy trì sự ổn định của tổ chức trong môi trường kinh tế đầy biến động. Chính vì vậy, việc quản lý văn bản và thông tin một cách hiệu quả là yếu tố then chốt giúp tổ chức duy trì hoạt động suôn sẻ và phát triển bền vững.
Bên cạnh việc truyền đạt thông tin, văn bản còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh tế và xã hội. Trong môi trường doanh nghiệp, các văn bản như hợp đồng thương mại, báo cáo tài chính, quyết định bổ nhiệm nhân sự là những công cụ để duy trì các hoạt động kinh doanh, giao dịch và quản lý nguồn lực. Các hợp đồng thương mại, với đầy đủ các điều khoản và cam kết, giúp các doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình giao dịch. Những báo cáo tài chính hay thông báo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn để phát triển doanh nghiệp. Trong xã hội, văn bản cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân, gia đình, cộng đồng. Các thư từ, biên bản họp, thỏa thuận giúp các bên xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền lợi của mình trong mối quan hệ xã hội, từ đó tạo dựng sự tin tưởng và hòa hợp trong cộng đồng.
Trong những năm gần đây, các văn bản số đang dần thay thế các tài liệu giấy trong nhiều lĩnh vực. Chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các tổ chức, cơ quan nhà nước tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm chi phí in ấn và dễ dàng chia sẻ, truy xuất thông tin. Chẳng hạn, các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đã triển khai các hệ thống quản lý văn bản điện tử để giảm thiểu việc sử dụng giấy và tăng cường tính minh bạch trong các hoạt động. Những cải tiến này đã giúp quá trình làm việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian cho các cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, sự chuyển đổi này cũng đặt ra một số thách thức, chẳng hạn như vấn đề bảo mật thông tin, khả năng duy trì các hệ thống công nghệ và sự chênh lệch về mức độ tiếp cận công nghệ giữa các đối tượng.
Bên cạnh các văn bản phục vụ cho mục đích công việc, giao tiếp xã hội, văn bản còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và phát triển văn hóa, lịch sử của mỗi dân tộc. Những tác phẩm văn học, sử sách, các biên niên sử đều là những văn bản ghi lại những sự kiện quan trọng trong lịch sử và truyền lại những giá trị văn hóa của dân tộc. Các văn bản này không chỉ cung cấp thông tin về quá khứ mà còn góp phần hình thành và củng cố bản sắc văn hóa, giúp thế hệ mai sau hiểu và trân trọng những giá trị lịch sử, văn hóa mà tổ tiên để lại. Chúng còn là công cụ để truyền bá những tri thức, kinh nghiệm sống quý báu từ thế hệ này sang thế hệ khác. Một lĩnh vực khác mà văn bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng là trong việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức. Các thư từ, email, tin nhắn hay các bản báo cáo công việc đều là những văn bản thể hiện sự giao tiếp giữa các cá nhân hoặc tổ chức với nhau. Các văn bản này không chỉ truyền tải thông tin mà còn phản ánh mối quan hệ, sự tin tưởng, cam kết giữa các bên tham gia giao tiếp. Khi thực hiện giao tiếp qua văn bản, người ta thường có thời gian suy nghĩ, lựa chọn từ ngữ chính xác, giúp việc truyền đạt thông tin trở nên rõ ràng, dễ hiểu và chính xác hơn.
